复印机租赁划算还是购买划算？算完这笔账你就明白了

复印机是企业办公的刚需设备，但每次到了采购节点，“买还是租”这个问题总让不少管理者纠结。有人说买的好，一劳永逸；有人说租的妙，省钱省心。今天就来帮大家把这笔账彻底算清楚。

一、成本：租赁的真实花费和购买的真实花费

要判断哪个更划算，关键要看总拥有成本，而不仅仅是首笔投入。总成本的计算公式如下：

购买复印机的总成本 = 购买价格 + 耗材费用 + 维修保养费用 + 设备折旧

租赁复印机的总成本 = 押金（通常可退）+ 累计租金

以一家月印量约5000张的15-20人公司为例，来算一笔具体账目。

买一台中端商用黑白复印机，三年下来：买机器约1.5万至2万元，硒鼓和碳粉三年约8000元，维修保养约3000至6000元，三年总计约2.6万至3.4万元，平均每张成本约0.14至0.19元。

租一台同级别的复印机，采用全包租赁方案：每月租金200至350元（含设备、耗材、维修保养），三年总计约7200至12600元，平均每张成本约0.04至0.07元。同样是三年，租比买能省1万到2万元。

如果公司的月印量更大，租赁的成本优势同样明显。按IDC企业文印成本研究报告的数据，租赁模式在3年总拥有成本上比购买模式可节省42%至58%；也有资料显示，租赁模式通常比购买可节省约35%的总拥有成本。一台中高端复印机一次性投入约3至8万元，叠加耗材和维修费用，三年总成本往往超过10万元，而租赁方案三年总成本可比购买低25%至35%。

从财务角度看还有一个重要区别：购买属于资本性支出，一次性占用大量现金流；租赁属于运营性支出，按月或按年付租金，可全额计入当期费用抵扣税款，企业无需计提折旧，财务报表更清爽。

不过也要说明，从纯财务角度分析，如果使用年限足够长（如4年以上），一部分机构测算认为购买的总成本可能比租赁低约20%至30%。关键在于企业自己的实际使用时间和印量。

二、租赁：何时最划算，优劣势全面分析

适合租赁的场景

租赁模式的核心价值在于灵活省心。以下情况选租赁通常更划算：

月印量在3000到1万张之间——这是绝大多数中小企业的实际情况

预算有限，不想一次性掏一两万买设备——租赁初期投入几乎为零，部分公司甚至免押金

没有专职IT人员——设备坏了没人管，找人修又费时费力

公司还处在发展期，人员规模可能变动——业务扩张或收缩时，可灵活增减设备、升级或降级机型

印量波动较大——旺季加设备、淡季减配置，不用承担设备闲置损失